Systemy zarządzania wydrukiem – jakie korzyści przynoszą firmie?

Systemy zarządzania wydrukiem – jakie korzyści przynoszą firmie?

Systemy zarządzania wydrukiem to rozwiązania dedykowane firmom chcącym zarówno zwiększenia bezpieczeństwa procesu drukowania, jak i efektywnej jego kontroli. Na tym jednak funkcjonalność przedmiotowych systemów się nie kończy. Nowoczesne zarządzanie wydrukami pozwala także na optymalne wykorzystanie posiadanych urządzeń drukujących przy jednoczesnej możliwości tworzenia zestandaryzowanych aplikacji, a także zasadnicze obniżanie kosztów funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Funkcjonowanie każdej firmy opiera się na wykorzystywaniu informacji, zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Drukowanie, jako proces przekształcenia danych z jednej formy w drugą, to element codziennej pracy każdego biura, mający zasadniczy wpływ na jej efektywność. Może zatem warto zastanowić się nad inwestycją w system zarządzania wydrukiem? To narzędzie z pewnością pozwoli nam na konkretne oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy.

Jakie są podstawowe obszary zastosowania systemu zarządzania wydrukiem?

Rozwiązania wykorzystujące systemy zarządzania wydrukami dedykowane są przede wszystkim tym obszarom naszej działalności, gdzie zasadnicze znaczenie ma kontrola procesu oraz poufność konkretnych informacji.

Zarządzanie wydrukiem pozwala na kontrolę ilości drukowanych dokumentów oraz monitorowanie zakresu przedmiotowego realizowanych wydruków. Jeśli chcemy uzyskać informację na temat tego kto, co, w jakiej ilości kopii drukował, kopiował lub skanował, system zarządzania wydrukiem pozwoli nam uzyskać pełne dane w tym zakresie. W zależności od preferencji może to być monitoring bieżący lub cykliczne raportowanie. W ten sposób uzyskujemy także większą kontrolę dostępu do urządzeń drukujących. Autoryzacja dostępu to niemal absolutne bezpieczeństwo i poufność drukowanych dokumentów.

Stałość kontroli i dokładne rozliczanie ponoszonych na wydruk nakładów (z dokładnością do pojedynczej kopii) pozwala na kontrolę kosztów i dążenia do ich optymalizacji. To dobre rozwiązanie zwłaszcza w przypadku, gdy mamy do czynienie z dużym obciążeniem urządzeń drukujących i wysokimi kosztami wydruku.

Czego możemy się spodziewać po wdrożeniu systemu zarządzania wydrukiem w firmie?

Zarządzanie wydrukiem pozwala przede wszystkim na:

  1. Monitoring procesu drukowania, a zatem zbieranie wszelkich informacji o dokumentach drukowanych w firmie ( w ujęciu lokalnych i sieciowym). System pozwala zdefiniować koszt wygenerowania wydruku, przekazuje informacje o drukarkach przeciążonych, niedociążonych lub generujących najwyższe koszty, tym samym pozwalając na właściwe przesunięcia obciążenia drukiem i tym samym optymalizację kosztów z nim związanych. Bardzo często systemy zarządzania wydrukiem posiadają także funkcjonalność w postaci ustanawiania limitów ilościowych lub kosztowych przypisywanych konkretnym użytkownikom.
  2. Autoryzację dostępu do funkcji drukowania i kopiowania. To doskonałe rozwiązanie zapewniające bezpieczeństwo i poufność realizowanych wydruków.
  3. Rozwiązania sieciowe, a zatem drukowanie, kopiowanie i skanowanie na dowolnie wybranym urządzeniu, które zostało podłączone do systemu.
  4. Eksportowanie danych i raportowanie, umożliwiające dokonanie rozliczeń druku w różnych ujęciach, co pozwala na dokonywanie przekrojowych analiz służących optymalizacji ponoszonych kosztów.
  5. Przy dużym obciążeniu drukiem stosowanie druku podążającego. Tego typu rozwiązanie polega na umożliwieniu pracownikom wykonywania wszystkich wydruków na wybranej, odpowiednio skonfigurowanej, systemowej kolejce wydruków. Odbiór wydruków możliwy jest natomiast na każdej innej, dowolnej drukarce biurowej. Przekierowywanie wydruków na drukarki mniej obciążone, pozwala istotnie optymalizować wykorzystanie posiadanych urządzeń drukujących.
  6. Archiwizowanie drukowanych dokumentów.

System zarządzania wydrukiem – dla kogo przeznaczone jest takie rozwiązanie?

Zarządzanie wydrukiem sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności. Zalety systemu docenią przede wszystkim większe organizacje, gdzie obciążenie drukiem jest zdecydowanie wyższe. Jednak zarządzanie wydrukiem to głównie odpowiedź na potrzeby firmy w zakresie usystematyzowania, kontroli i kierowania posiadaną infrastrukturą drukującą oraz samym procesem drukowania. Jeśli zatem poszukujemy sposobu na optymalne wykorzystanie drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, a także zależy nam na wymiernych oszczędnościach w zakresie realizacji wydruku i wykorzystania materiałów eksploatacyjnych, tego typu rozwiązanie zasługuje na naszą uwagę.